温州民企热修家谱

丹尼

　专利、商标、合同、认证、信贷凭证、产品信息、客户资料……这些一度被认为是繁冗无趣的文件资料，如今成了许多温州民营企业的“宝贝”。温州市档案局近日透露，目前该市骨干民营企业的建档率已经达到100%，96%的大集团、大公司建档质量达到省级或国家标准。“企业修‘家谱’除了能够体现企业文化，也给企业带来实实在在的好处。”温州档案局监督指导处处长母椿田说。
　　“家谱”助力打官司

　　“如果没有完备的知识产权档案，美国市场的大门可能已经向我们关闭了。”通领科技集团知识产权办公室高级工程师叶祥发津津乐道：2002年，集团高层发现一种名为“接地故障断路器”的电路保护器在美国本土很有市场。当时该种装置的生产在国内还是空白，技术人员便在分析美国产品的基础上，制造出在技术上有重大改进的新产品，并在美国申请了专利。不料2004年，一家位列世界500强企业的跨国电器巨头突然在美国四个州同时起诉通领集团的采购商，声称该产品侵犯了其知识产权，要求每年交纳100万美元专利使用费。

　　“虽然心里清楚没有侵权，但法庭上是要靠证据来说话的。毕竟我们产品的雏形确实参考了其他公司的设计。”叶祥发说。关键时刻，集团详备的档案资料起了作用。“当时申请专利的相关档案里明确显示我方产品在技术上的独创性。”经过漫长的3年审判，通领集团最终于去年拿到了中美知识产权官司中国企业的第一份胜诉判决书。

　　“完整的第一手档案，是企业应对国际诉讼时最强有力的原始证据。”温州另一家大型民企德力西集团的董事局主席助理卢友中坦言。德力西集团不久前刚刚在阿根廷打赢了一场反倾销诉讼：“通过我们提供的原始档案，当地法院判决我方完胜！”据温州市档案局介绍，目前以出口为主导的企业大多都自觉对出口产品的各种资料，如价格、数量、成本构成、海关手续、原始票据等建档归类，以备不时之需。

　　起步于“一片空白”

　　“民企建档之初，不少企业负责人认为档案管理仅仅是保管‘保密资料’，对企业发展没有实质帮助。当时的情况用三个字形容就是‘零、乱、散’！”母椿田清楚记得，四五年前，很多民企的档案管理几乎是一片空白。“不少老板干脆让自己的亲戚来管理档案，等于设一闲职。还有老板不知档案管理为何物。”

　　经过档案局的指导和推动，温州民企的建档热情日益高涨。德力西集团专门辟出1000多平方米的场地，建立综合档案室。从1984年该集团创业至今20多年里所形成的党群、行政、基建、技术、产品、会计、声像、照片等资料，全部集中统一、分类放置。奥康、康奈、正泰、红蜻蜓、美特斯邦威等温州著名企业，也纷纷建立了成规模的档案室。“企业发展起来后，像经销合同、销售合同数量繁多，一旦客观情况发生变更，需要对签订后的合同进行更改，当初的原始合同档案就成为合同修订的重要依据。而申报专利材料、认证档案等更是重要，一旦在需要的时候拿不出来，企业就会吃大亏！”卢友中说。

　　“能有这样的变化，主要是让企业老板从心里意识到建档的好处和必要性”母椿田表示。但由于缺少专业人员，目前温州大部分中小型企业的档案管理还只能采取分散建档，如财会资料由会计部门建档、科技资料由技术部门建档，无法进行有效整合。“下一步，我们将大力引入信息技术，帮助企业实现档案资源共享，即各部门、集团子公司都可以在电子平台上便捷地调阅各类档案。”母椿田介绍。

　　有助形成企业文化

　　“档案本身只是一种载体，而它体现的却是企业文化！”谈起对民企修“家谱”的评价，母椿田言简意赅。

　　有这样一个例子。2002年，有外商前往德力西集团考察，却对综合档案室产生了浓厚兴趣，在他们看来，拥有一个规范的档案体系，是企业综合素质的一种表现。因此，除了传统的合同、凭证类档案，越来越多的企业把目光放在了信誉类信息的建档上。正泰集团相关负责人表示：“我们多年来获得的各级奖状、证书、各类媒体报道等文字、图片和影像资料都是非常珍贵的档案，是对企业诚信资产的一种有形积累。这种有形档案，可以让企业的无形资产得到保存和增值。”

　　“从企业建设的长远角度来看，建档保存了企业一路发展历程中许多不可再生的资料。”美特斯邦威公司行政部门负责人饶女士说。为了更好地管理档案，美特斯邦威公司专门聘请了一名专业人员。目前其保存的文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等总计达3000多卷，甚至每个供应商和加盟商的信誉记录、合同记录，都能在档案中找到。

　　有关专家认为，温州民企热修“家谱”，和温州人修族谱有着很多相似之处，与他们重视群体和家族的天性有关。“从某种意义上来看，创始人及股东的信息、企业所获得的荣誉、在发展过程中经历的风波等，就像该企业的族谱一样；为此所建的档案室，则相当于这家民企的祠堂。而且，企业‘家谱’的建立还有助于增强企业的凝聚力。”