中华涂氏宗谱编修监事会理事会工作职责和制度

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为了进一步理顺工作关系，明确工作职责，提高工作效率，更好完成国谱编修工作，经理事会和监事会共同研究，制定了日常办公机构职责和有关制度。具体内容如下：
一、理事会职责
根据中华涂氏宗谱编修理事会《章程》规定，理事会主要职责是按照《章程》要求认真执行，做好中华涂氏宗谱的宣传、动员、组织和编修工作，理事会下设办公室，其内设机构各处（组）工作职责如下：

（一）、办公室职责

1、负责每天谱办工作人员签到、统计并做好签到簿的保管工作；
2、做好办公室人员思想工作，维护团结，防止自由主义现象出现，督促每天值日人员和工作人员，履行工作职责和遵守《谱办人员上班工作制度》；
3、负责接转日常电话，并记录当天发生的重大要事；
4、负责收发材料和打印资料，收发打印的资料要登记，属各处（组）资料要及时登记分送；
5、做好各种会议通知和报到后勤工作，作好会议记录，拟写日常工作有关文字材料；
6、接待来访宗亲客人，属各处（组）客人要及时联系，做好引接联络工作，协助联系各组接待用餐工作。
7、管理好微机工作，做好上网资料审核和下载资料稿件整理分发工作；
8、负责组织编写《涂氏谱讯》；
9、采购和管理办公室公共用品和有关设施及水电使用工作；
10、负责处理办公室上传下达公务联络工作；
11、做好理事会负责人交办的其他有关工作。

（二）、编辑处职责

1、组织实施《国谱目录资料收集和整理要求》；
2、收集登记和整理办公室转送给本处的修谱信息信件等资料；
3、组织、安排、督促各工作组认真指导各地组织机构和支族工作人员，按规范要求收集整理资料；
4、验收、登记、保管各工作组上交的20项编谱等有关材料；
5、整理并记录修谱资料中疑难问题，不定期电话联络和组织各地专家认真研讨资料终审工作；
6、组织、安排编辑人员按专家终审资料进行整理编撰校对工作；
7、配合办公室做好微机管理工作，及时接收并整理网上下载的各种资料；
8、做好谱办负责人交办的其他有关工作。

（三）、联络处职责

1、经常联络了解各工作组走访支族的进度工作；
2、了解各地支族对收集“两资”工作情况反映；
3、抓紧抓好南昌区域内的重点县（市）“两资”收集工作，促进全国各地支族工作全面展开；
4、深入支族进行调研，不断总结收集“两资”工作经验，推广先进方法；
5、做好谱办负责人交办的其他有关工作。

（四）、财务处职责

1、制订和执行《财务制度》，发扬勤俭节约精神；
2、了解和咨询省内外工作站（组）及支族的财务运作和收据使用等情况；
3、经常登记查核和督促各组包干的省内外各地赞助资金到帐情况；
4、做好日常经费收支工作，管理各工作组经费使用工作；
5、定期向监事会常驻有关人员通报财务情况；
6、做好谱办负责人交办的其他有关工作。

（五）、工作组职责
为了提高工作效率，增加工作责任感，将办公室工作人员分为五个工作组，实行全国区域分工包干，其职责如下：
1、做好本组分工包干的联络站（组）及支族编修国谱宗亲思想宣传发动和各级组织机构建立工作；
2、按时完成本组分工包干的各种资料和购谱赞助及其他赞助资金的收集任务；
3、经常电话联系和走访各地联络站（组）及有关支族，布置安排和督促其按“国谱目录资料内容条款收集和整理要求”完成收集整理和撰写任务；
4、督促并检查各省、县（市）机构按要求审核各支族上交的资料；
5、对各地上交的资料本组应进行逐项检查验收，再按要求分卷分类分项整理后，经编辑处验收，移交到编辑处并办理登记入库手续；
6、工作组要提高工作效率，发挥资金使用效率，创新工作方法，加快工作进度，实行电话联系和走访相结合的工作方法；
7、各种资料和重要信息要认真收集和妥善保管，不得乱丢乱散发，注意保密，对外文字宣传材料要经会议研究或谱办负责人同意后方可发出；
8、加强组内组外和各地宗亲团结协作，下乡走访注意安全，树立良好的工作形象。

二、监事会职责

根据中华涂氏宗谱编修理事会《章程》规定：设立监事会，其职责如下：
1、监督和支持理事会各级机构及会员按照《章程》办事；
2、督促理事会执行党和国家政策，做好会员的思想团结工作，保障和促进宗谱编修工作顺利开展；
3、根据《章程》有关规定，监督和教育会员遵守本会《章程》规定，执行本会决议，积极参加本会活动，维护本会合法权益，严禁会员和社会上有关人员干扰和破坏本会工作，如发现有损害本会行为，根据情节轻重，有权进行批评教育和追究有关责任；
4、经常了解理事会各级办事机构和工作人员的工作情况，如发现有违反《章程》和有关制度现象，并造成一定范围内不良后果和影响者，劝其退会，行为严重且屡教不改者，有权提请理事会或常务理事会和监事会研究，予以除名；
5、督促和支持帮助理事会及各级下属工作机构人员坚守岗位，履行职责，服从分工，加强团结，遵守制度，必要时下工作组和支族进行调查研究指导，提高和促进工作效率，完成任务。坚持定期与理事会开好工作联席会。
6、监督和检查理事会各级机构财务管理情况，经常了解和听取各方面的信息反映，及时与理事会沟通和反馈。

三、有关工作制度
为了更好规范工作行为，有章可循，促进团结，提高工作效率，经理事会监事会研究，特制定如下有关制度，望各位工作人员自觉遵守。

（一）谱办人员上班工作制度

1．办公室人员每天上、下午上班须亲自签到。上班时间：上午8:30"11:30，下午2:30"5:30；
2．有事或身体不舒适要事先向办公室负责人书面或电话请假。各组因公事出差，事先要向办公室负责人商量和打招呼，以便记录，病、事假一般作缺勤处理；
3．签到资料由办公室专人保存，签到不得委托代签，不得事后涂改，此资料作为累计考勤原始依据；
4．上班期间做到文明、整洁，不准打牌、打麻将和吵闹，打、接电话要先后依次。做到礼貌友爱，互谦互让，共同创造团结和谐的良好工作环境；
5．每组每周由办公室安排值日一天，星期六、日和节、假日可依次轮流值班；
6．值日者，每天认真拖、扫地一次，要求纸屑入篓，烟头入缸，不准随地乱扔。保证当天开水供应，主动接好和传唤好电话，电话里重要信息内容要在电话记录本上记录，有来访宗亲，要积极和蔼接待或引见到有关工作组；
7、下班时，要关门、关窗、关电、关水，确保安全；
8、为了紧张而有秩序工作，必须加强管理，服从组织领导，遵守纪律和制度，未经研究同意不得中途擅自离开工作岗位。

（二）、国谱资料收集、整理工作制度

1．各工作组负责收集和整理分工的各区域支族宗谱编修所需要的有关资料；
2．各工作组成员要认真学习、弄懂弄清收集和整理的国谱资料目录内容和具体要求，要求反复向各地组织机构及各支族宣传好，讲清、讲透。使支族交来的资料做到按时、全面、准确、有效；
3、各地组织机构或各支族向工作组送交资料前，需要互通电话，在电话中或网上要了解其资料是否符合目录内容和质量要求，如不符合目录内容和要求，应拒收或退回其资料。要求重新提供或改正。各支族资料可以复印、打印，校对后，一般从网上传输或信件寄给有关工作组，各工作组要指定专人、认真接收妥善保管好资料；
4．各工作组接收各地资料，要对照国谱目录内容和质量要求，以支族为单位认真查对，按目录内容和顺序分别依次整理成册，封面标明内容，经编辑处负责人检查验收合格后，方可移交国谱资料库，并办理接交有关手续；
5．资料收集要求：江西省内支族争取收集95%以上涂氏支族，全国有关省、市争取做到有涂氏的县（市、区）支族尽力动员参修。各工作组要全面安排、精心组织，根据本组负责的支族具体情况，进行远近结合，难易相济，内查外调，找亲访友，通过各种信息渠道，分期分批，作出每周每月每季的计划安排，抓紧时间，按质按量完成资料收集和整理任务。

（三）、财 务 制 度

1、由于编修国谱任务大，经费紧，为了发挥资金效益，促进工作开展，经研究，实行部分经费指标分组定额包干管理制度；
2、各工作组要依据国谱财务方案，按分工范围，每个支族人数在500人（含500人）以上的，收集购谱赞助费2000元，500人以下收1200元。考虑各地实际情况，国谱办和监事会商定，各支族按上述标准交足款项后，由国谱办按支族数返还给各省或江西省内有关县（市）的各级工作经费200元.
3、各工作组按上述每个支族购谱赞助费标准收交后，由财务处按每支族划出300元作为该工作组经费定额包干指标，开支项目为：本组走访收集“两资”工作旅差费。本组宗亲来访接待费，本组工作联系电话费，本组内日常办公收发纸张、笔、工作笔记本及其他办公费用等，本组内召开的有关会议费；
4、工作组应积极宣传动员个人赞助，每个工作组应完成个人赞助的任务，至今以前和以后由国谱办联合共同动员收集的支族购谱款和个人赞助款指标不计入各工作组；
5、财务处为各工作组建立单独收支帐务，管理好各组的包干经费指标，收据票证由会计管理编号，出纳领用；
6、贤人和名人个人赞助：按6：4分成，即国谱办60%用于日常办公费用，40%返还各地各级日常办公费开支.
贤人（涂氏企业家及各界人士）赞助后，分别按八个档次项目回赠；名人各级任命的按六个档次，聘任的按二个档次分别上国谱芳名等，具体详见国谱3.13研讨会通过的《赞助经费收集、管理方法说明》。
7、贰万元以上的个人赞助为特别赞助，由国谱办直接向赞助者收取，由国谱理事会授予相应荣誉职务，按8：2分成（具体分配比例原则上为：80%上交国谱办，20%留成给动员和发动方，即省、县、支族）。
8、谱办购置日常用品须经负责人同意，大宗商品购置须经办公室主任会议研究同意，大项目开支（伍万元以上）须经办公室主任会议研究同意后，应报理事会和监事会联席会议研究批准。采购物品一般由二人以上进行，票证报销须由经手人、证明人和审批人签字。
9、有关项目费用开支标准：
（1）下各地走访、调研和收集资料资金工作人员旅差费：原则上按全国八．八会议通过的有关财务规定执行，往返车船票（火车硬坐或硬卧、轮船三等舱）照实报支，食宿费按车船票起止时间，按天数包干补贴，省外每人每天80元，省内70元（均含差旅期间电话费）。
（2）其它来访接待用餐费另订标准。

（四）、宗亲来访和有关会议用餐制度
为了开展国谱工作，需要召开各种有关会议，同时，各地宗亲代表有时要来国谱办送交有关宗谱资料和赞助资金，本着既不失常礼又节约经费的原则，谱办商量经监事会同意，按不同情况执行如下有关用餐标准：
一、接待个人或人数少量的宗亲：
1、一般（谱办驻地）县外宗亲来国谱办办事，由包干对口工作组负责按人均5-7元（一般为盒饭）标准接待，其经费在工作组包干指标中开支；
2、省、县（市）级一般负责人来国谱办办事，由包干对口工作组按人均20-25元标准接待，其经费在工作组包干指标中开支；
3、特别宗亲客人（赞助的老板或有影响的人物等）来走访国谱办，由办公室和理事会负责人按人均30-50元标准接待。
二、会议用餐：
1、全国（省）性会议，一般在开会地点包桌用餐，早餐每桌50元左右，中午每桌200元左右，晚餐每桌300元左右标准安排；
2、小型会议用餐一般安排在开会地点包桌用餐，按每桌300元左右标准安排；
3、谱办负责人会议，若因时间关系需要用餐，按盒饭标准执行。

（五）、会议制度

1、按时到会，有事先请假，不得无故缺席；
2、办公室作好会议记录，与会者也应作好会议记录，集中思想开好会，不做与会无关的事；
3、与会者要以认真负责的精神，团结诚心的态度开好会议，积极发言，踊跃献计献策；
4、会议要做到文明、高效，与会者发言要有礼貌，发言要有先后秩序，以理服人，做到不发脾气和退会不文明现象，要坚持会议原则：少数服从多数，个人服从组织，下级服从上级，局部服从全局，实行民主集中制；
5、发挥会议作用和成效，与会者要认真贯彻落实执行会议形成的决议和会议精神，不允许有抵制或不执行的情况发生，加强团结，维护组织声誉，严禁有损害谱办形象的行为发生，一经发现，轻则批评教育，行为严重、屡教不改者，经会议研究予以处理；
6、遵守会议保密制度，对外信息报道宣传和上网资料要经会议研究和谱办主要负责人同意；
7、做好会议准备工作，提高会议质量，促进国谱办工作，发扬团结、文明、高效、奉献精神。